À titre privé, un déménagement peut être une grande source de stress alors quand il concerne toute une entreprise, cela peut provoquer tout autant voir encore plus de tensions. Pour éviter beaucoup de désagréments, une bonne organisation est particulièrement importante lors d’un déménagement d’entreprise. D’une part, pour ne rien oublier et ne pas risquer de perdre des documents et des outils de travail importants. Et d’autre part, pour que le jour du déménagement soit le plus efficace possible et ne perturbe pas vos activités quotidiennes plus longtemps que nécessaire. C’est pourquoi l’équipe MoveAgain a réuni pour vous ses 10 meilleurs conseils et astuces afin que votre déménagement d’entreprise se déroule le plus rapidement et le plus facilement possible.
- Le choix des nouveaux locaux
- Établir un calendrier des tâches
- Fixer la date du déménagement
- Réserver une entreprise de déménagement
- Informer vos salariés du changement de locaux
- Réaliser une liste d’inventaire
- Faire le tri
- Demander une sauvegarde des données
- Changement d’adresse de l’entreprise
- Faire appel à une entreprise d’aménagement
1) Le choix des nouveaux locaux
Un déménagement d’entreprise implique forcément le choix de nouveaux locaux. Dans la mesure du possible, commencez vos recherches le plus tôt possible. Établissez une liste de vos différents critères : superficie, nombre de bureaux, localisation géographique, votre budget… Vous pouvez vous faire aider par une agence immobilière si vous en avez les moyens. Cela est souvent la solution idéale, car elle vous permet de consacrer moins de temps à la recherche et plus de temps à l’organisation de votre déménagement en lui-même. Toutefois cela n’est pas obligatoire. Vous pouvez aussi effectuer vos recherches seul. Dans ce cas, n’hésitez pas à solliciter tout votre réseau.
2) Établir un calendrier des tâches
Nous vous conseillons d’établir un calendrier ou une check-list pour la phase précédant le déménagement. Annotez-y toutes les tâches qui doivent être effectuées, pour quand et par qui. Voici une liste non exhaustive des choses qui doivent être faites avant le déménagement :
• Réservation auprès d’une entreprise de déménagement et nettoyage
• Annonce et visite des nouveaux locaux avec les salariés
• Distribution des cartons de déménagement
• Sauvegarde de toutes les données informatiques
• Résiliation et transfert de tous les contrats : bail, fournisseur d’accès à Internet, fournisseur d’électricité, etc.
• Emballage des cartons et du matériel électronique
• Nettoyage de remise
• Aménagement des nouveaux locaux
N’oubliez pas que le déménagement d’une entreprise représente une lourde charge de travail. Il est plus facile et plus efficace d’accomplir cet exercice à plusieurs. Toutefois, pour éviter de « semer la pagaille » nous vous recommandons de désigner un responsable du déménagement qui se chargera de l’organisation et de la répartition des tâches, de sorte que chaque collaborateur sache exactement de quoi il ou elle est responsable. Il devra par ailleurs être disponible pour répondre aux diverses questions concernant le déménagement.
3) Fixer la date du déménagement
L’organisation est essentielle lors d’un déménagement d’entreprise. Vous devez être autant organisé que lors d’une journée de travail ! Vous le savez donc sûrement : plus on commence tôt, mieux c’est. Il faut d’abord fixer une date de déménagement (si nécessaire en accord avec l’entreprise de déménagement) et en informer tous les collaborateurs, partenaires commerciaux et clients. Vous pouvez dans la mesure du possible, organiser le déménagement sur un week-end pour éviter de perturber vos collaborateurs. Si ce n’est pas possible, n’hésitez pas à mettre en place plusieurs jours de télétravail.
4) Réserver une entreprise de déménagement
Pour un déménagement d’entreprise, nous recommandons de faire appel à une entreprise de déménagement professionnelle. Il est difficile de déménager rapidement et efficacement, en particulier lorsque votre entreprise occupe de grands bureaux avec de nombreux collaborateurs. En plus du camion de déménagement, l’entreprise de déménagement peut fournir des cartons de déménagement adaptées, vous aider à vous débarrasser de vos encombrants et enfin réaliser un nettoyage de remise dans les règles de l’art ! Réservez une entreprise en avance pour être certain de trouver une date qui vous convienne. MoveAgain peut être à vos côtés pour réaliser toutes ses tâches et déménager dans les meilleures conditions. Il vous suffit de réaliser une demande de devis en ligne et vous recevrez notre offre de prix fixe en seulement quelques minutes !
5) Informer vos salariés du changement de locaux
Nous vous recommandons d’informer vos collaborateurs du déménagement dès que vous avez trouvé vos nouveaux bureaux. Vos salariés doivent se sentir impliqués pour déménager en toute sérénité. Pour certains, un déménagement peut être perturbant. Cela peut par exemple supposer un temps de trajet plus long pour certains d’entre eux. Nous vous conseillons par ailleurs de vérifier les clauses de leur contrat de travail à ce sujet. Un déménagement peut aussi être au contraire très bénéfique et donner à vos employés un regain de motivation ! N’hésitez pas à organiser une visite des nouveaux locaux et mettre en avant tous les points forts : des bureaux plus fonctionnels, des espaces de réunion plus grands…
6) Réaliser une liste d’inventaire
La rédaction d’une liste d’inventaire complète est importante, d’une part, pour l’entreprise de déménagement afin de pouvoir établir un devis et vous proposer une offre à un prix juste. Et d’autre part, pour l’entreprise elle-même, afin de pouvoir contrôler l’inventaire après le déménagement : nombre de cartons comme mobilier, ajoutez tout ce qui vous semble nécessaire. S’il manque quelque chose, il est possible de faire une réclamation auprès de l’entreprise de déménagement à l’aide de la liste d’inventaire.
7) Faire le tri
Une fois l’inventaire terminé, vous allez sûrement réaliser que l’on accumule beaucoup de choses au fil des années, et notamment de la paperasse ! Profitez-en pour faire du tri dans vos dossiers. Gardez ce que vous pouvez en digitale, il est bien plus simple aujourd’hui de retrouver un document ainsi et cela vous évite de cumuler des piles de cartons qui prennent la poussière. Par ailleurs, comme pour un déménagement particulier, un déménagement d’entreprise est aussi une bonne occasion de se débarrasser des objets ou des meubles dont on n’a plus besoin. Cela permet d’économiser des frais de déménagement, du temps et finalement de la place dans le nouveau bureau. N’hésitez pas à faire don de ce que vous n’utilisez plus à vos employés ! Pour le reste, vous pouvez les donner à des associations. Dans un second temps, réfléchissez aux objets (matériel de bureau, équipement informatique, meubles, etc.) dont vous aurez besoin dans vos nouveaux bureaux. N’hésitez pas à solliciter l’avis de vos collaborateurs. Vous pourrez alors commander le matériel avant de déménager et le faire livrer directement à la nouvelle adresse.
8) Demander une sauvegarde des données
Désormais, les données informatiques sont souvent le bien le plus précieux d’une entreprise. Avant de déménager, il faut donc veiller à ce que toutes les données (sensibles) soient sauvegardées par back-up. Idéalement, cela devrait se faire via un serveur basé sur le cloud, de sorte que toutes les données soient également accessibles pendant le déménagement. Dans les grandes entreprises, il y a généralement au moins un responsable informatique à qui vous pourrez demander de se charger de l’exécution de cette tâche importante.
9) Changement d’adresse de l’entreprise
Enfin, en tant qu’entreprise, vous recevez sûrement beaucoup de courriers. Il convient donc de réaliser un transfert de courriers auprès de la poste afin de rediriger tous les lettres et colis à votre nouvelle adresse. Il faut également informer la banque, l’administration fiscale, le fournisseur d’électricité, les partenaires commerciaux, les clients, les fournisseurs et toutes les autres instances avec lesquelles il existe des contrats. Enfin, la nouvelle adresse doit figurer sur votre papier à lettres ainsi que dans les signatures des courriels.
10) Faire appel à une société d’amménagement
Enfin, pour ceux qui ont le budget nécessaire, nous recommandons de faire appel à une entreprise d’aménagement spécialisée dans les bureaux pour la conception et le design des nouveaux locaux. Ce n’est pas seulement utile pour l’aspect pratique ou fonctionnel, mais cela peut également contribuer de manière décisive à une atmosphère de travail positive.
C’est un atout très motivant pour vos employés que de travailler dans un nouveau cadre agréable.
Pour vous aider à déménager votre entreprise, faites appel à une société de déménagement. MoveAgain est une plateforme sécurisée et spécialiste du déménagement. Nous possédons un large réseau de partenaires pour votre déménagement et nettoyage de remise. Réservez votre déménagement en seulement quelques clics et recevez ensuite un devis gratuit par email.