Renovation, Schadensfall oder finanzielle Zwänge können Gründe für die räumliche Verlegung einer Firma sein. Im Gegensatz zum privaten Umzug, umfasst dieses Vorhaben viel mehr Arbeit und eine sehr genaue Planung. Diese Checkliste hilft dir dabei.
Bevor du beginnen kannst muss klar sein, wo es hingeht und wann die Arbeit am neuen Standort weitergehen soll. Ohne diese Entscheidung getroffen zu haben, fällt es schwer eine zielgenaue Planung zu vollziehen. Gesagt, getan!
Wichtig: Damit all diese Punkte reibungslosen umgesetzt werden können, ist es hilfreich einen Projektleiter für den Firmenumzug festzulegen. Somit wird bereits von Anfang an klar definiert, wer für den Umzug verantwortlich ist.
„Er muss den aktuellen Stand im neuen Gebäude, die Ausstattung und den Kauf von Möbeln, die Neuorganisation der Produktion, die interne und externe Kommunikation und auch die Einhaltung des Budgets im Blick haben“, fasst Mike Schleuniger, Leiter einer Geschäftseinheit von Wiedmer in Wädenswil (ZH) und Experte für Firmenumzüge gegenüber dem KMU Portal des Bundes, zusammen.
3 Monate vor dem Firmenumzug
- Allgemeine Aufgaben zur Planung müssen verteilt werden.
- Falls das noch nicht geschehen ist, solltest du den Mietvertrag termingerecht kündigen.
- Angebote einholen, d.h. es müssen Handwerker kontaktiert werden, die einem den neuen Standort auf die Bedürfnisse vorbereiten. Dazu gehört Steckdosen verlegen, Internetanschlüsse einrichten und evtl. bereits gewisse Möbelstücke am neuen Standort platzieren. Natürlich muss dies alles in Absprache mit dem Vermieter geschehen.
- Frühzeitig Mitarbeiter informieren
Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner, aber auch Behörden, Verbände und Kammern müssen über diesen Schritt informiert werden. Das geschieht am besten mit genügend Vorlauf. - Firmenadresse aktualisieren
Allem voran muss der Eintrag im Handelsregister angepasst werden, aber auch Telefonbücher müssen angepasst werden. - Du solltest auch Versicherungsangebote für das neue Büro einholen und vergleichen.
- Büromaterial wie Drucker, Scanner und sonstige technische Gegenstände sollten überprüft werden. Lohnt sich der Umzug, sind diese Mobilien noch zeitgemäss oder sollte ein neuer Drucker angeschafft werden?
- Mitarbeiter sollten in den Entscheidungsprozess mit einbezogen werden, ansonsten könnte das schnell einmal für böses Blut sorgen.
- Verpackungsmaterial sollte ebenfalls frühzeitig organisiert werden, damit kurz vor dem Umzug nur noch eingepackt werden muss.
- Welche Räume werden zuerst geräumt? Der Betrieb darf am Tag X nicht einfach zum Stillstand kommen. Deswegen lohnt es sich Raum für Raum vorzugehen, doch welcher kommt zuerst? Mache dir Gedanken dazu.
- Das gesamte Umzugsgut solltest du in einem Inventar festhalten.
- Altlasten, Möbel die deine Firma nicht mehr benötigt, sollten jetzt entsorgt werden.
- In der neuen Wohnung sollte ein ungefährer Einrichtungsplan erstellt werden.
2 Wochen vor dem Firmenumzug
- Die Mitarbeiter sollten nun langsam alle ihre Schlüssel zurückgeben.
- Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen (mehr dazu)
- Jetzt ist die Zeit gekommen Bekanntschaft mit den neuen Nachbarn zu machen und sie über die Geschäftstätigkeit deiner Firma zu informieren.
- Etikettiere die Möbelstücke, damit beim Umzug genau festgelegt ist was im neuen Büro wo hinkommt.
Ein Tag vor dem Firmenumzug
- Alles nocheinmal kontrollieren, damit am Umzugstag alles reibungslos von statten geht.
- Wohnungsübergabeprotokoll dem Vermieter übergeben.
- Los gehts! Nun kann der Umzug starten.
Wir wünschen viel Erfolg!