Gerade bei Firmenumzug ist eine gute Planung besonders wichtig. Einerseits, um nichts zu vergessen und nicht Gefahr zu laufen wichtige Unterlagen, und Arbeitsutensilien zu verlieren. Und andererseits, um den Zügeltag möglichst effizient zu gestalten und das Tagesgeschäft nicht länger als notwendig zu behindern. Aus diesem Grund haben wir für euch einige Tipps & Tricks zusammengestellt, damit euer Firmenumzug so schnell und schmerzlos wie möglich über die Bühne geht:
1) Planung
Ein gute Planung ist bei einem Firmenumzug essentiell und je früher man damit beginnt, desto besser. Zuerst sollte (gegebenenfalls in Absprache mit der Zügelfirma) ein Umzugstermin fixiert und alle Mitarbeiter sowie Geschäftspartner und Kunden darüber informiert werden. Auch die rechtzeitige Kündigung von Verträgen (Mietvertrag, Internetprovider, Stromanbieter etc.) muss beachtet werden. Des Weiteren ist es sinnvoll einen Zeitplan für die Phase vor dem Umzug zu erstellen, sprich welche Tätigkeiten wann und von wem erledigt werden müssen.
2) Aufgabenverteilung
Gemeinsam erledigt man diese große Aufgabe leichter und effizienter. Daher empfiehlt es sich, einen Umzugsbeauftragten zu bestimmten, der einerseits die Organisation übernimmt und andererseits als Ansprechpartner für diverse Fragen rund um das Zügeln zur Verfügung steht. Dieser kann dann wiederum bestimmte Aufgaben innerhalb der Teams verteilen, sodass jeder Mitarbeiter genau weiß, wofür er/sie zuständig ist.
3) Inventarliste
Die Erstellung einer vollständigen Inventarliste ist einerseits für die Zügelfirma wichtig, um einen realistischen Kostenvoranschlag bzw. Angebot erstellen zu können. Und andererseits für die Firma selbst, um den Bestand nach dem Umzug kontrollieren zu können. Sollte etwas fehlen, kann dies mit Hilfe der Inventarliste bei der Umzugsfirma reklamiert werden.
4) Umzugsunternehmen beauftragen
Wir empfehlen für einen Firmenumzug eine professionelle Zügelfirma zu beauftragen. Insbesondere bei größeren Büros mit vielen Mitarbeitern ist ein schnelles und effizientes Übersiedeln sonst nur schwer möglich. Die Zügelfirma kann neben dem Umzugswagen (LKW) passende Zügelkisten bereitstellen, bei der Entrümpelung nicht mehr benötigter Gegenstände sowie bei der Endreinigung helfen. Bei MoveAgain kannst du dir dafür online ein Angebot zum Fixpreis erstellen lassen.
5) Datensicherung
In Zeiten wie diesen sind Daten oft das wertvollste Gut einer Firma. Daher muss vor dem Zügeln darauf geachtet werden, dass alle (sensiblen) Daten per Back-Up gesichert werden. Idealerweise geschieht das über einen cloud-basierten Server, sodass auf alle Daten auch während des Umzuges zugegriffen werden kann. In größeren Firmen gibt es normalerweise mindestens einen IT-Beauftragten, der die Durchführung bzw. Überwachung dieser wichtigen Aufgabe übernehmen sollte.
6) Ausmisten
Wie auch bei einem privaten Umzug, ist ein Firmenumzug ein guter Anlass sich von nicht mehr benötigten Gegenständen bzw. Möbeln zu trennen. Das spart Umzugskosten, Zeit und schließlich Platz im neuen Büro. Gleichzeitig sollte man sich aber auch Gedanken darüber machen, welche Gegenstände (Büromaterial, EDV-Ausstattung, Möbel etc) im alten Büro gefehlt haben. Man kann diese dann bereits vor dem Zügeln bestellen und direkt an die neue Adresse liefern lassen.
7) Einrichtungsfirma beauftragen
Wer das nötige Budget dafür aufbringen kann, dem empfehlen wir für die Gestaltung und das Design der neuen Büro-Räumlichkeiten eine auf Büros spezialisierte Einrichtungsfirma zu beauftragen. Dies ist nicht nur für den praktischen bzw. funktionalen Aspekt hilfreich sondern kann auch entscheidend zu einer positiven Arbeitsatmosphäre beitragen.
8) Änderung der Firmenadresse
Zuerst sollte bei der Post ein Nachsendeantrag gestellt werden für eventuell fehlgeleitete Sendungen an die alte Adresse. Des Weiteren müssen Bank, Finanzamt, Stromanbieter, Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten und alle weiteren Instanzen mit denen Verträge bestehen informiert werden. Zu guter Letzt muss die neue Adresse auch auf Briefpapier bzw. in den Email Signaturen